Conceptos básicos para una herramienta fundamental
Aunque cada proyecto es diferente, como regla general puede establecerse que una reunión semanal de coordinación para evaluar la marcha del mismo es útil en tiempos de bonanza e imprescindible en momentos de crisis.
Como su nombre lo indica y aunque suene obvio, se trata de reunir en un mismo momento y lugar a todos los miembros del equipo del proyecto, como así también a los terceros involucrados en su desarrollo, para coordinar el accionar de todos en pos de lograr alcanzar el objetivo en tiempo y forma. Debe tenerse siempre presente que el tema único y excluyente del encuentro es la marcha del proyecto, es decir, es una reunión de “plan de trabajos”. No es una reunión para definir cómo se harán (técnicamente) las cosas ni para analizar cómo funciona el equipo (ambas cuestiones se tratarán en ámbitos o reuniones específicos).
No siempre todo el equipo podrá asistir, ya que el trabajo en el campo no puede descuidarse, pero es importante que todos los integrantes se sienten en la mesa periódicamente. Eso afianzará el compromiso con el objetivo general al tiempo que desarrollará, en cada individuo, el sentimiento de pertenencia al grupo. Y aquí es importante destacar que el Gerente debe hacer participar a todos los miembros que estén cerca de las decisiones, no importa su jerarquía.
Algunos consejos para tener en cuenta: la reunión debe ser en día y hora fijos (para que no haya que convocarla cada vez) y con horario riguroso de inicio y finalización de modo de forzar la productividad durante la reunión y, al mismo tiempo, para que todos tengan la oportunidad de organizar su trabajo antes y después de la misma.
Quien oficie de moderador (el Gerente del Proyecto o quien eventualmente lo haga) debe estar totalmente consustanciado con el plan de trabajos y no apartarse nunca del objetivo de la reunión.
Para hacerla más efectiva, es importante que todos los asistentes conozcan de antemano los temas que van a ser tratados y también que el moderador organice los tiempos que va a asignar a cada tema y a cada orador. Alguien debe ser designado para actuar como “secretario de actas” para que tome notas y para que redacte la minuta a posteriori. Por último y a fin de asegurar el cumplimiento de los compromisos contraídos, asegúrese de distribuir rápidamente a los asistentes dicha minuta con el status de los temas tratados, las responsabilidades distribuidas y los compromisos asumidos.
Aunque cada proyecto es diferente, como regla general puede establecerse que una reunión semanal de coordinación para evaluar la marcha del mismo es útil en tiempos de bonanza e imprescindible en momentos de crisis.
Como su nombre lo indica y aunque suene obvio, se trata de reunir en un mismo momento y lugar a todos los miembros del equipo del proyecto, como así también a los terceros involucrados en su desarrollo, para coordinar el accionar de todos en pos de lograr alcanzar el objetivo en tiempo y forma. Debe tenerse siempre presente que el tema único y excluyente del encuentro es la marcha del proyecto, es decir, es una reunión de “plan de trabajos”. No es una reunión para definir cómo se harán (técnicamente) las cosas ni para analizar cómo funciona el equipo (ambas cuestiones se tratarán en ámbitos o reuniones específicos).
No siempre todo el equipo podrá asistir, ya que el trabajo en el campo no puede descuidarse, pero es importante que todos los integrantes se sienten en la mesa periódicamente. Eso afianzará el compromiso con el objetivo general al tiempo que desarrollará, en cada individuo, el sentimiento de pertenencia al grupo. Y aquí es importante destacar que el Gerente debe hacer participar a todos los miembros que estén cerca de las decisiones, no importa su jerarquía.
Algunos consejos para tener en cuenta: la reunión debe ser en día y hora fijos (para que no haya que convocarla cada vez) y con horario riguroso de inicio y finalización de modo de forzar la productividad durante la reunión y, al mismo tiempo, para que todos tengan la oportunidad de organizar su trabajo antes y después de la misma.
Quien oficie de moderador (el Gerente del Proyecto o quien eventualmente lo haga) debe estar totalmente consustanciado con el plan de trabajos y no apartarse nunca del objetivo de la reunión.
Para hacerla más efectiva, es importante que todos los asistentes conozcan de antemano los temas que van a ser tratados y también que el moderador organice los tiempos que va a asignar a cada tema y a cada orador. Alguien debe ser designado para actuar como “secretario de actas” para que tome notas y para que redacte la minuta a posteriori. Por último y a fin de asegurar el cumplimiento de los compromisos contraídos, asegúrese de distribuir rápidamente a los asistentes dicha minuta con el status de los temas tratados, las responsabilidades distribuidas y los compromisos asumidos.
